핫 데스킹에서 살아남는 법? Hot Desking에 대하여

핫 데스킹

"Hot desk"라는 영어표현이 있습니다.

직역하면 뜨거운 책상이라는 뜻인데, 글자 그대로 이해하면 안 되고 관용적인 표현으로 봐야 하지요.

핫 데스크는 여러 명이 공유하는 책상이라는 뜻입니다. 여러 명이 공유한다는 것은 사무실의 자리가 정해져 있지 않다는 뜻이기도 하고, 근무 시간을 나누어 여러 사람이 돌아가면서 사무실 자리를 사용하기도 합니다. 또한 외근이 잦거나 재택근무가 일상화되어 있는 회사에서 요일별로 혹은 필요할 때만 책상을 사용하기도 하지요.

 

이러한 핫 데스킹을 사용하는 회사에서 근로자로 살아남으려면 어떻게 해야 하는지 조언을 들어보겠습니다.

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당신이 만약 잘 아는 사람들 옆에 앉아 예측 가능한 환경에서 일하는 것만 선호한다면 다가오는 미래에 잘 적응하지 못할 수 있습니다. 많은 고용주가 "호텔링", "동적 좌석" 또는 "민첩한 좌석"이라고도 하는 소위 "핫 데스킹"을 사용하기 시작했기 때문입니다. 직원들은 출근할 때마다 책상이나 팀룸을 예약해야 합니다.

시스템이 제대로 설정되지 않으면 직원들은 도떼기시장에서 불편하게 일해야 하는 경험을 할 수도 있습니다. 그리고 그들은 일을 끝내기 위해 필요한 직원을 찾으려고 수도 없이 돌아나가게 될지도 모릅니다.

 

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지금 일어나고 있는 일

핫데스킹은 새로운 것이 아닙니다. 팬데믹 이전에는 많은 경영 컨설팅 회사가 클라이언트 사이트에서 대부분의 시간을 보내지만 특정 달에 재택 사무실에서 일하는 직원을 위해 이 방법을 사용했습니다. 그러나 전염병 이후 고용주가 하이브리드 작업 모델에 적응하고 사무실 임대비용을 줄이려고 노력함에 따라 이 전략은 광범위한 산업에서 자리를 잡고 있습니다.

“전반적으로 일어나고 있습니다. 모두가 일종의 '핫 데스킹'을 하고 있습니다."

많은 고용주의 주요 목표는 비용을 절감하는 것도 있지만 사람들이 현재 일하는 방식을 더 잘 반영하도록 사무실을 효율화하는 것입니다. 글로벌 상업용 부동산 서비스 회사인 JLL의 Work Dynamics 미주 CEO인 Sanjay Rishi는 "우리는 그것을 유동적인 작업장, 경계가 없는 사무실이라고 생각합니다."라고 말했습니다. 직장에 고정된 좌석이 없는 대가로 직원들은 더 자주 원격 혹은 재택으로 일할 기회를 갖게 된다고 Rishi는 말했습니다. “유연성은 사람들에게 매우 중요합니다. 고정된 자리는 없지만 일주일 내내 사무실에 나올 필요는 없습니다. 그것이 핫 데스킹의 반대급부입니다.”

 

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투명성이 핵심입니다

그럼에도 불구하고 그러한 절충이 가치가 있다는 것을 지적으로 받아들인다고 해서 직원들이 핫 데스킹을 수용할 것이라는 의미는 아닙니다. 모든 고용주는 기업 문화에 가장 적합한 것이 무엇인지 평가해야 하지만 회사가 애초에 이런 시스템으로 전환하는 이유에 대해 직원과 명확한 의사소통이 필요합니다. 그리고 실제 생각이 물리적, 시스템적으로 실현되어야 하지요. 가장 이상적으로는 개방형 사무실 내에서 개별 팀이 각자의 영역에 할당되어야 한다고 Rishi는 말했습니다. 그리고 그 영역 내에서 그가 "나의 공간"과 "우리의 공간"이라고 부르는 것이 혼합되어 개별 작업과 팀원 간의 공동 작업이 모두 가능해야 합니다. 이를 통해 팀원이 쉽게 상호 작용할 수 있을 뿐만 아니라 회사의 다른 사람들에게 팀원을 찾을 수 있는 위치를 알릴 수 있습니다. 그것이 가능하지 않다면 예약 소프트웨어 프로그램은 적어도 사람들이 특정 날짜에 사용 가능한 워크 스테이션을 예약한 사람을 쉽게 확인할 수 있도록 해야 합니다. Rishi는 "사무실에 도착하면 누가 어디에 앉아 있는지 아는 것이 중요합니다."라고 말했습니다. 이는 임원이나 관찰하고 배우고 싶은 다른 사람 옆에 앉고 싶은 젊은 직원들에게도 도움이 될 수 있습니다.

영토화에 대한 우려

기업컨설팅 직장 문화 수석 과학자 제시카 크리겔(Jessica Kriegel)은 약 60명 규모의 사무실 외부에서 운영되는 대기업의 한 부서와 함께 일하고 있었습니다. 그녀는 핫 데스킹 자체에 대해 그들과 상의하지는 않았지만 그곳에서 일하는 과정에서 그것이 실패하는 것을 목격했습니다. 그녀는 그 이유를 다음과 같이 설명했습니다. 특정 직원은 자신이 선택한 책상에 대해 영토를 갖게 되었고 다른 직원들은 그 공간을 건드리면 안 된다는 것을 알았습니다. Kriegel은 "특정 직원이 규칙을 위반할 수 있습니다."라고 말했습니다. 그리고 그것은 분란을 만들었습니다.

 

이러한 종류의 일화적인 예는 Martinez가 고객에게 제공하는 요점을 보여줍니다. 직장 구조를 변경할 때 직원 그룹을 소외시키고 싶지는 않습니다. “선택과 다양성에 대한 아이디어는 매우 중요합니다. 모든 사람이 사무실에 올 때 원하는 것을 가지고 있다고 느껴야 합니다.”라고 그는 말했습니다. 그렇기 때문에 핫 데스킹으로의 전환을 시작하는 고용주는 다양한 직원의 요구에 가장 잘 맞도록 옵션을 사용자 지정하고자 할 수 있습니다. 예를 들어, 어떤 사람들은 다른 사람들보다 현장에 훨씬 더 많이 있기 때문에 계속해서 사용하는 책상을 원하거나 필요로 할 수 있습니다. 또는 다른 날에 출근할 동료 한 명과 책상을 공유하는 것이 도움이 될 수도 있습니다.

소음과 프라이버시에 대해

개방형 사무실의 소음은 디자이너가 흡음재를 사용하고 개인 책상이 들리지 않는 곳에 협업 공간을 배치하여 음향적 프라이버시를 확보하는 데 주의를 기울이지 않을 때 항상 가장 큰 불만이었습니다. 사실, Martinez는 개방형 사무실을 만드는 초기 실수 중 일부는 개별 작업 공간 바로 옆에 공동 작업 공간을 배치하고 개인의 파일 캐비닛 위에 쿠션을 배치하여 사람들이 옆에 앉아서 (큰 소리로) 대화하도록 초대한 것이라고 말했습니다. 음향 프라이버시를 만드는 것은 업무 습관이 다르고 전화 볼륨 조절과 관련하여 다양한 수준의 예의를 갖춘 새로운 동료 옆에 사람들이 앉아 있거나 근처에서 대화 또는 회의를 개최하는 핫 데스크 상황에서 특히 중요합니다. 또한 개방된 공간에서 열리는 회의에 참여하는 사람들은 다른 사람들이 엿들을까 봐 걱정된다면 기여할 의향이 없을 수 있다고 Kriegel은 지적했습니다.

직원의 피드백 반영

핫 데스킹으로의 전환은 모든 사람이 진행 중인 작업으로 보아야 합니다. JLL의 Rishi는 "실험을 멈추지 마세요."라고 말했습니다. "팀과 함께 무엇이 효과가 있는지 확인하세요." 2023년 글로벌 직장 설문조사에서 Gensler의 연구원은 고용주가 원격으로 수행할 수 있는 작업을 수행하는 직원이 선택하는 목적지가 되도록 사무실을 설계해야 한다고 제안합니다. 그들은 최고의 직장은 "직원들이 원하는 개별 직장 경험을 스스로 관리할 수 있는 다양하고 적응 가능한 공간을 제공할 것"이라고 썼습니다.

 

 

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